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Die Eröffnung eines Restaurants erfolgt in einer ziemlich festgelegten Reihenfolge, ob man sich dessen nun bewusst ist oder nicht: Konzept, Finanzierung, Papierkram und dann alles Praktische. Die meisten Ratgeber zur Restauranteröffnung behandeln diese Reihenfolge ausführlich und hören dann genau an der Stelle auf, die nach der Eröffnung am lautesten zu Buche schlägt: das Telefon.
Weniger Beachtung findet, welcher Teil des Betriebs zuerst zusammenbricht, wenn der Andrang kommt. Es ist selten die Küche. Meistens ist es das Telefon. Der klügere Ansatz beginnt damit, Serviceunterbrechungen zu verhindern, insbesondere durch Telefonanrufe während der Stoßzeiten. Bonnies KI-Telefonassistent kümmert sich rund um die Uhr um die Gästekommunikation und sorgt dafür, dass Ihr Restaurant-Tech-Stack einen reibungslosen Service unterstützt, statt für mehr Chaos zu sorgen.
Die tatsächliche Reihenfolge der Schritte beim Eröffnen eines Restaurants
Die Eröffnung eines Restaurants läuft in ganz Europa im Großen und Ganzen ähnlich ab, lediglich die Formalitäten unterscheiden sich je nach Land. Zunächst steht das Konzept im Vordergrund. Als Nächstes folgt die Finanzierung, denn ohne sie geht gar nichts. Die Genehmigungen dauern länger, als man erwartet, daher muss man auch damit frühzeitig beginnen. Standort, Ausstattung, Personal, die eigentliche Eröffnung – irgendwo in diesem Ablauf wird die Reihenfolge weniger starr und es kommt eher darauf an, was wann tatsächlich bereit ist.
| Phase | Was ist abgedeckt? |
|---|---|
| Konzept und Speisekarte | Küche, Service, was unterscheidet Sie vom Lokal nebenan? |
| Geschäftsplan und Finanzierung | Kredite, Investoren, Break-even-Zahlen, Liquiditätsreichweite |
| Genehmigungen und Registrierung | Gewerbeanmeldung, Steuernummer, Lebensmittelsicherheit, gegebenenfalls Schanklizenz |
| Standort | Kundenfrequenz, Mietbedingungen, ob die Küche tatsächlich für Ihre Speisekarte ausgelegt ist |
| Ausstattung, Raumaufteilung und Technik | Küchenausstattung, Kassensystem, Online-Buchung, Telefon |
| Personalbesetzung | Service und Küchenbereich, Schulungen, wer den Service leitet |
| Start | Soft Opening, lokale Bekanntheit, der erste Monat mit Buchungen |
1. Das Konzept und die Speisekarte stehen an erster Stelle, bevor irgendetwas anderes festgelegt wird
Ihr Konzept bestimmt fast alles, was danach kommt. Die Ausstattungsliste. Das Personal, das Sie benötigen. Welche Stadtteile überhaupt in Frage kommen. Ein thailändisches Restaurant, das in Rotterdam eröffnet wird, braucht eine ganz eigene Art von Küche, eigene Schulungen und wahrscheinlich eine ganz andere Straße als die neapolitanische Pizzeria zwei Häuser weiter – auch wenn beide um dieselben Mittagsgäste um 13 Uhr konkurrieren.
Wenn Sie das Konzept vage halten, wird es immer schwieriger, spätere Entscheidungen zu rechtfertigen – gegenüber Investoren, Vermietern und auch gegenüber sich selbst im dritten Monat, wenn sich die Speisekarte immer noch nicht so verkauft, wie Sie es erwartet hatten.
2. Die Finanzierung und der Geschäftsplan, den Sie tatsächlich benötigen werden
Die Finanzierung ist in der Regel der entscheidende Faktor, der darüber entscheidet, ob die Eröffnung eines Restaurants ein Plan auf dem Papier bleibt oder zu einem konkreten Mietvertrag wird. Ein Businessplan ist weniger wegen des Dokuments an sich wichtig, sondern vielmehr, weil er Sie dazu zwingt, Zahlen festzuhalten, die Sie sonst nur schätzen würden: Miete, Personalkosten, Kostenanteil für Lebensmittel, den Punkt, an dem die Einnahmen die Ausgaben ausgleichen. Kreditgeber wollen ihn sehen, aber der wichtigere Grund, ihn ordentlich zu erstellen, ist, dass er Sie davon abhält, mit einer Liquiditätsreserve von sechs Wochen zu eröffnen und darauf zu hoffen, dass sich der Rest von selbst regelt.
Die Finanzierung setzt sich in der Regel aus verschiedenen Quellen zusammen: persönliche Ersparnisse, ein Bankkredit, manchmal ein regionales Förderprogramm für Kleinunternehmen, gelegentlich ein Investor, der bereit ist, auf das Konzept zu setzen. Keine dieser Möglichkeiten ergibt sich schneller, nur weil Sie auf den Plan verzichtet haben. Sie ergeben sich, weil der Plan die Fragen beantwortet, die ein Kreditgeber stellt, noch bevor Sie Ihr Konzept vollständig erläutert haben.
3. Genehmigungen, Registrierung und rechtliche Grundlagen
Jedes Land hat seine eigene Liste. Gewerbeanmeldung, Steuernummer, Abnahme der Lebensmittelsicherheit durch die zuständige lokale Behörde. Hinzu kommt eine Schanklizenz, wenn Sie alkoholische Getränke ausschenken, und je nach Standort manchmal auch eine Genehmigung für Außenbestuhlung oder Beschilderung. Die Kategorien wiederholen sich, auch wenn die Formalitäten unterschiedlich sind. Nichts davon geht schnell. Genehmigungen können Wochen, gelegentlich sogar Monate dauern, und sie werden nicht schneller bearbeitet, nur weil du deinen Eröffnungstermin bereits fest im Kopf hast.
Beginnen Sie damit noch in derselben Woche, in der Sie den Mietvertrag unterzeichnen, und nicht erst, wenn der Ausbau beginnt. Restaurants, die die Anmeldung erst nach Fertigstellung der Küche erledigen, verzögern ihre Eröffnung in der Regel um einen Monat, den sie nicht eingeplant hatten.
4. Standort: Die Entscheidung, bei der die meisten Eigentümer einen Fehler machen
Bei der Lage hört die theoretische Planung der Restauranteröffnung auf, denn ein Mietvertrag ist eine konkrete, verbindliche Vereinbarung für ein reales Gebäude. Ein guter Standort passt gleichzeitig zu Ihrem Konzept und Ihrem Budget, doch die meisten Inhaber optimieren nur für einen der beiden Aspekte. Hohe Fußgängerfrequenz bedeutet zwar höhere Miete, aber auch, dass Sie weniger Marketingausgaben tätigen müssen, um die Leute davon zu überzeugen, dass es Sie gibt. Eine ruhigere Seitenstraße kann funktionieren, aber nur, wenn du bereits einen Grund geschaffen hast, warum die Leute gezielt zu dir kommen – denn niemand kommt zufällig vorbei und entdeckt dich.
Prüfen Sie die offensichtlichen Punkte: Parkmöglichkeiten, Sichtverhältnisse, wer sich sonst noch auf der Straße aufhält und ob die Mietbedingungen eine Expansion zulassen. Prüfen Sie auch die weniger offensichtlichen Aspekte, beispielsweise ob die Elektro- und Lüftungsanlagen des Gebäudes tatsächlich für eine Großküche ausgelegt sind, denn eine nachträgliche Umrüstung nach Vertragsunterzeichnung ist mit Kosten verbunden, die im ursprünglichen Budget selten berücksichtigt werden.
5. Ausstattung, Layout und der Tech-Stack – Dinge, die niemand früh genug plant
Die Küchenausstattung wird entsprechend der Speisekarte geplant, und die meisten Restaurantbetreiber machen das richtig. Was dabei jedoch oft übersehen wird, ist alles, was passiert, bevor sich ein Gast überhaupt an den Tisch setzt: das Reservierungssystem, die Kasse und das Telefon.
Ein Kassensystem wickelt die Bezahlung ab, sobald der Gast am Tisch sitzt. Ein Online-Buchungstool wie Formitable oder Zenchef kümmert sich um den Gast, der um 21 Uhr von seinem Handy aus bucht, während er durch Instagram scrollt. Keines der beiden Systeme kümmert sich jedoch um den Gast, der gerade anruft – und genau so gehen immer noch ein großer Teil der Reservierungen und Anfragen ein, insbesondere von älteren Gästen, bei Gruppenbuchungen und von allen, deren Frage nicht in ein Buchungsformular passt.
Ron Blaauw, Küchenchef und Inhaber der Ron Gastrobar, nutzt Bonnie, um genau diese Lücke zu schließen. Er sagt, dass das System Anrufe professionell bearbeitet und sein Team erheblich entlastet hat, sodass es sich nun auf die Gäste statt auf das Telefon konzentrieren kann. In der „The Seafood Bar“ in Amsterdam hat Bonnie 1.813 Reservierungen bearbeitet, die Kosten für den Kundenservice um 40 Prozent gesenkt und dem Team monatlich 37 Stunden eingespart – bei einer Zufriedenheit der Anrufer von 85 Prozent über diesen Zeitraum hinweg. Das ist keine Euphorie der Eröffnungswoche. Das ist eine fortlaufende Bilanz eines Restaurants, das schon seit einiger Zeit in Betrieb ist.
Bonnie ersetzt weder Ihr Kassensystem noch den Service-Mitarbeiter, der Laufkundschaft zu den Tischen führt. Es nimmt Anrufe entgegen, die sonst verpasst würden, bucht die Reservierung direkt in Formitable, Zenchef, TheFork oder Guestplan ein – und das in mehr als 20 Sprachen. Die Einrichtung dauert weniger als 30 Minuten, sodass die App bereits einsatzbereit ist, bevor Ihr erster Gast die Türschwelle überschreitet – und nicht erst drei Wochen später, nachdem Sie die wichtigsten Anrufe bereits verpasst haben.
| Tarif | Monatspreis | Am besten geeignet für |
|---|---|---|
| Starter | €135/Monat | Kleine Restaurants und Cafés, die mit einer kleinen Belegschaft den Betrieb aufnehmen |
| Business | €215/Monat | Restaurants, die vom ersten Tag an eine Reservierungsplattform anbinden |
| Pro | €420/Monat | Standorte mit hohem Anrufaufkommen, mehrere Personalschichten |
Bei jährlicher Abrechnung erhalten Sie 10 % Rabatt auf jeden Tarif. Jeder Tarif startet mit 7 Tagen kostenlos, vollem Zugriff und ohne Kartenangabe zum Ausprobieren.
6. Personalbesetzung und die Woche vor der Eröffnung
Die Personalbesetzung ist der Teil bei der Eröffnung eines Restaurants, den man am wenigsten überstürzen darf, denn ein großartiges Konzept mit einem unzureichend geschulten Team wirkt auf die Gäste wie ein schlechtes Restaurant – Punkt. Legen Sie die Rollen klar fest, bevor Sie auch nur eine einzige Stellenanzeige schalten: Wer leitet den Service, wer steht am Pass, wer schließt die Kasse ab? Schulen Sie die Mitarbeiter gemeinsam in Servicestandards und Sicherheit – nicht in zwei getrennten Schulungen im Abstand von einem Monat. Die Mitarbeiter behalten das Gelernte besser im Gedächtnis, wenn es mit der tatsächlichen Schicht verknüpft ist, die sie später absolvieren werden.
In der Woche vor der Eröffnung wird den meisten Inhabern auch erst bewusst, dass noch niemand festgelegt hat, wer ans Telefon geht, wenn der Betrieb auf Hochtouren läuft und die Küche kaum noch hinterherkommt. Das ist in der Regel dieselbe Woche, in der der Google-Eintrag online geht und die Anrufe eintreffen.
7. So sieht die erste Woche aus, sobald das Telefon versichert ist
Wes Schreutelkamp, Inhaber von „Feast Family“, ist zu Bonnie gewechselt und berichtet, dass sich die Anrufannahmequote dadurch auf 100 Prozent erhöht habe – sowohl während der Stoßzeiten als auch außerhalb der Öffnungszeiten –, wobei die Konversionsrate hoch geblieben sei und Gruppenanfragen nun erfasst würden, anstatt verloren zu gehen. Das ist die Version einer Eröffnungswoche, von der die meisten Checklisten ausgehen, dass sie automatisch abläuft. Das tut sie jedoch nicht – nicht ohne etwas, das die Lücke zwischen einem vollen Speisesaal und einem Telefon, das immer noch klingelt, überbrückt.
8. Für Ihre Stellenausschreibung werben, ohne das gerade eingestellte Team zu überlasten
Bei einem Soft Opening werden Ihre Systeme an einem kleineren, nachsichtigen Publikum getestet. Es fühlt sich an, als würde man den Moment hinauszögern, auf den man hingearbeitet hat. Führen Sie es trotzdem durch. Die lokale Presse, eine Präsenz bei Google und auf den Bewertungsplattformen, die Gäste tatsächlich nutzen, sowie ein paar benachbarte Unternehmen, die bereit sind, Sie zu erwähnen – all das kostet nichts außer den Gesprächen selbst.
Was tatsächlich die Buchungen im ersten Monat antreibt, ist einfacher, als die meisten Marketingpläne zugeben. Jemand hat von Ihnen gehört. Er hat nach Ihnen gesucht. Dann hat er entweder online gebucht oder zum Telefon gegriffen – und wenn der Anruf auf die Mailbox landet, war alles, was Sie ausgegeben haben, um seine Aufmerksamkeit zu gewinnen, umsonst, weil niemand abgenommen hat.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert es eigentlich, ein Restaurant zu eröffnen – vom Abschluss des Mietvertrags bis zur Eröffnung? In der Regel drei bis sechs Monate, gerechnet vom Tag der Unterzeichnung des Mietvertrags bis zum Abend der Eröffnung. Genehmigungen und der Ausbau sind es, die den Zeitplan in die Länge ziehen. Selbst wenn Ihr Plan noch so perfekt ist – schneller als es die Formalitäten zulassen, geht es nicht.
Was ist der größte Fehler, den Restaurantneulinge bei der Eröffnung eines Restaurants begehen? Die Liquiditätsreichweite zu unterschätzen – das ist der Klassiker. Gleich danach kommt die Einstellung, dass sich die Kommunikation schon von selbst regeln wird. Die Leute planen ihre Küche bis zur letzten Pfanne, aber an das Telefon denken sie erst, wenn es bereits klingelt und niemand Zeit hat, abzunehmen.
Brauche ich eine eigene Telefonanlage, wenn ich ein Restaurant eröffne? Ein Kassensystem wickelt Zahlungen ab. Ein Buchungstool kümmert sich um Gäste, die online reservieren. Keines der beiden geht ans Telefon, und dennoch rufen viele Gäste weiterhin an – insbesondere bei Gruppenbuchungen. Bonnie geht hingegen immer ans Telefon, und zwar vom ersten Tag an, und trägt die Buchung direkt in Ihr Reservierungssystem ein.
Wie viel Geld sollte ich für die Eröffnung eines Restaurants einplanen? Das hängt stark von der Größe, dem Standort und dem Konzept ab. Bei den meisten unabhängigen Restaurants belaufen sich die Kosten bereits vor der Eröffnung auf einen sechsstelligen Betrag, wenn man Miete, Ausstattung, Genehmigungen und die Marketingmaßnahmen zusammenrechnet, mit denen man Gäste anlocken will. Wer diesen Betrag unterschätzt, liegt schon im Rückstand, noch bevor der Betrieb überhaupt begonnen hat.
Sie eröffnen ein Restaurant? Sorgen Sie schon vor dem ersten Abend für eine Telefonverbindung
Richten Sie Bonnie in weniger als 30 Minuten ein und verbinden Sie es mit Formitable, Zenchef oder TheFork, noch bevor Ihr erster Gast anruft. Nie wieder müssen Sie erst zwei Tage später von verpassten Reservierungen erfahren oder durch das Anrufprotokoll scrollen, anstatt sich um den Service zu kümmern. Testen Sie Bonnie 7 Tage lang kostenlos – ganz ohne Kreditkarte.
