Ouvrir un restaurant : 8 étapes pour passer de l'idée à la soirée d'ouverture

Ouvrir un restaurant suit un ordre assez précis, que vous en soyez conscient ou non : concept, financement, formalités administratives, puis tout ce qui est physique. La plupart des guides d'ouverture de restaurant détaillent tout, sauf ce qui compte le plus une fois ouvert : le téléphone.

Ce qui reçoit moins d'attention, c'est la partie de l'exploitation qui craque le plus vite lorsque le volume augmente. C'est rarement la cuisine. C'est généralement le téléphone. L'approche la plus intelligente commence par prévenir les interruptions de service, en particulier celles causées par les appels téléphoniques aux heures de pointe. L'assistant téléphonique IA de Bonnie gère la communication avec les clients 24h/24 et 7j/7, permettant à la stack technologique de votre restaurant de soutenir un service ininterrompu plutôt que de créer davantage de chaos.

Le véritable ordre des opérations lorsque vous ouvrez un restaurant

Ouvrir un restaurant se déroule à peu près de la même façon partout en Europe, seules les formalités administratives changent selon le pays. Le concept vient en premier. Le financement ensuite, car rien d'autre ne bouge sans lui. Les permis prennent plus de temps que prévu, ils doivent donc aussi être lancés tôt. L'emplacement, l'équipement, le personnel, l'ouverture elle-même, quelque part là-dedans l'ordre devient moins rigide et dépend davantage de ce qui est réellement prêt et quand.

1. Le concept et le menu se décident avant tout le reste

Votre concept détermine presque tout ce qui suit. La liste du matériel. Le personnel dont vous aurez besoin. Les quartiers qui ont du sens. Un restaurant thaïlandais qui ouvre à Rotterdam a besoin de son propre type de cuisine, de sa propre formation, probablement d'une rue entièrement différente de la pizzeria napolitaine deux portes plus loin, même si les deux se disputent la même clientèle du déjeuner à treize heures.

Gardez le concept flou et chaque décision ultérieure devient plus difficile à défendre, auprès des investisseurs, des propriétaires, de vous-même au bout de trois mois quand la carte ne se vend toujours pas comme vous l'espériez.

2. Le financement et le business plan dont vous aurez réellement besoin

Le financement est généralement ce qui détermine si l'ouverture d'un restaurant reste un projet sur le papier ou se transforme en véritable bail. Un business plan vaut moins par le document que par les chiffres qu'il vous oblige à poser noir sur blanc: loyer, coûts de personnel, pourcentage du coût des aliments, le moment où les revenus rattrapent vos dépenses. Les prêteurs veulent le voir, mais la plus grande raison de le faire correctement est que cela vous évite d'ouvrir avec six semaines de trésorerie et l'espoir que le reste s'arrange.

Le financement provient généralement d'un mélange. Épargne personnelle, prêt bancaire, parfois un dispositif régional pour les petites entreprises, occasionnellement un investisseur prêt à miser sur le concept. Aucun de ces éléments n'arrive plus vite parce que vous avez sauté le plan. Ils arrivent parce que le plan répond aux questions qu'un prêteur pose avant même que vous ayez fini d'expliquer le concept.

3. Les autorisations, l'enregistrement et les bases juridiques

Chaque pays a sa propre liste. Immatriculation de l'entreprise, un numéro fiscal, une validation de la sécurité alimentaire par l'organisme local compétent. Ajoutez une licence d'alcool si vous servez des boissons, et selon l'endroit où vous vous trouvez, parfois un permis pour une terrasse ou une enseigne. Les catégories se répètent même quand les démarches diffèrent. Rien de tout cela n'avance vite. Les validations peuvent prendre des semaines, parfois des mois, et elles n'accélèrent pas parce que votre date d'ouverture est déjà fixée dans votre tête.

Commencez dès la semaine où vous signez le bail, pas après le début des aménagements. Les restaurants qui laissent l'immatriculation jusqu'à ce que la cuisine soit terminée sont généralement ceux qui retardent leur ouverture d'un mois qu'ils n'avaient pas prévu.

4. Emplacement : la décision que la plupart des propriétaires ratent

L'emplacement, c'est là où ouvrir un restaurant cesse d'être théorique, car un bail représente un montant réel et contraignant sur un bâtiment réel. Un bon emplacement correspond à la fois à votre concept et à votre budget, et la plupart des propriétaires n'optimisent que l'un des deux. Un fort passage piéton coûte plus cher en loyer, mais cela signifie aussi moins d'euros de marketing dépensés à convaincre les gens que vous existez. Une rue plus calme peut fonctionner, mais seulement si vous avez déjà créé une raison pour que les gens vous cherchent spécifiquement, car personne ne passe devant et ne vous découvre par hasard.

Vérifiez les éléments suivants : le stationnement, la visibilité, qui d'autre se trouve dans la rue, et si les conditions du bail vous permettent de vous développer. Vérifiez aussi le point le moins évident : si l'électricité et la ventilation du bâtiment peuvent réellement supporter une cuisine professionnelle. Adapter cela après signature coûte cher, et ces frais ne figurent rarement dans le premier budget.

5. Équipement, agencement et l'infrastructure technique que personne ne planifie assez tôt

L'équipement de cuisine se planifie autour du menu, et la plupart des propriétaires réussissent cette partie. Ce qui est oublié, c'est tout ce qui se passe avant même qu'un client ne s'assoie : le système de réservation, le POS et le téléphone.

Un système de caisse gère le paiement une fois que le client est à table. Un outil de réservation en ligne comme Formitable ou Zenchef gère le client qui réserve depuis son téléphone à 21 h, en parcourant Instagram. Aucun des deux ne répond au client qui appelle tout simplement. Or, une grande partie des réservations et des questions arrive encore par téléphone. C'est surtout le cas pour les clients plus âgés, les réservations de groupe et toute personne dont la question ne s'inscrit pas dans un formulaire de réservation.

Ron Blaauw, chef et propriétaire du Ron Gastrobar, utilise Bonnie pour combler précisément cette lacune. Il dit qu'elle gère les appels de manière professionnelle et a réellement allégé la charge de travail de son équipe. Celle-ci peut ainsi se concentrer sur les clients plutôt que sur le téléphone. Au The Seafood Bar à Amsterdam, Bonnie a géré 1 813 réservations, réduit les coûts du service client de 40 pour cent et fait gagner 37 heures par mois à l'équipe, avec 85 pour cent de satisfaction des appelants sur cette période. Ce n'est pas l'enthousiasme de la semaine d'ouverture. C'est un total cumulé d'un restaurant en activité depuis un certain temps.

Bonnie ne remplace pas votre système de caisse et ne remplace pas un hôte qui installe les clients sans réservation. Elle répond à ce qui serait autrement un appel manqué, l'enregistre directement dans Formitable, Zenchef, TheFork ou Guestplan, et le fait dans plus de 20 langues. La configuration prend moins de 30 minutes. Bonnie peut donc être opérationnelle avant même l'arrivée de votre premier client, au lieu de trois semaines plus tard, quand les appels les plus importants sont déjà passés.

La facturation annuelle offre 10 % de réduction sur n'importe quel forfait. Chaque forfait commence par 7 jours gratuits, accès complet, sans carte requise pour l'essayer.

6. Le personnel et la semaine avant votre ouverture

Le recrutement est la partie la plus difficile à mener à bien lorsqu'on ouvre un restaurant. Un excellent concept porté par une équipe mal formée sera perçu par les clients comme un mauvais restaurant, tout simplement. Définissez clairement les rôles avant de publier la moindre offre d'emploi : qui gère la salle, qui est au pass, qui ferme la caisse. Formez sur les standards de service et la sécurité ensemble, pas en deux sessions distinctes à un mois d'intervalle, le personnel retient mieux quand c'est lié au service réel qu'il devra assurer.

La semaine avant l'ouverture est aussi le moment où la plupart des propriétaires réalisent que personne n'a décidé qui répond au téléphone si la salle est débordée et que la cuisine peine à suivre. C'est généralement la même semaine où la fiche Google est mise en ligne et où les appels commencent.

7. À quoi ressemble la semaine d'ouverture une fois le téléphone couvert

Wes Schreutelkamp, propriétaire de Feast Family, est passé à Bonnie en grande partie à cause de ce que les heures de pointe faisaient aux appels entrants. Il affirme que le taux de réponse aux appels est ainsi passé à 100 %, aussi bien pendant le service chargé qu'en dehors des heures d'ouverture. Le taux de conversion reste élevé. De plus, les demandes de groupe, qui passaient auparavant entre les mailles du filet, sont désormais captées. Voilà des heures de pointe de restaurant avec une chose de moins qui passe à travers chaque soir.

8. Promouvoir votre ouverture sans épuiser votre toute nouvelle équipe

Une ouverture en douceur met vos systèmes à l'épreuve auprès d'un public plus restreint et plus indulgent. On a l'impression de repousser le moment où l'on travaille. Faites-le quand même. La presse locale. Une fiche Google et une présence sur les plateformes d'avis que les clients consultent vraiment. Quelques commerces voisins sont prêts à parler de vous. Rien de tout cela ne coûte d'argent, seulement le temps de quelques conversations.

Ce qui génère réellement le premier mois de réservations est plus simple que la plupart des plans marketing ne l'admettent. Quelqu'un a entendu parler de vous. Il vous a recherché. Puis il a soit réservé en ligne, soit décroché le téléphone, et si cet appel tombe sur la messagerie vocale, tout ce que vous avez dépensé pour attirer son attention vient d'être gaspillé sur une sonnerie à laquelle personne n'a répondu.

En savoir plus sur Bonnie

Combien de temps faut-il réellement pour ouvrir un restaurant, du bail au lancement ? Trois à six mois, en général, à compter du jour où vous signez le bail jusqu'au soir de l'ouverture. Ce sont les permis et les aménagements qui font traîner les choses. Votre plan peut être parfait, il n'avancera jamais plus vite que ce que la paperasse permet.

Quelle est la plus grosse erreur que commettent les nouveaux restaurateurs lors de l'ouverture d'un restaurant ? Sous-estimer la trésorerie disponible, c'est l'erreur classique. Juste derrière, traiter la communication comme si elle allait se régler toute seule. On planifie la cuisine jusqu'à la dernière casserole. Le téléphone, lui, on n'y pense que lorsqu'il sonne déjà et que personne n'est libre pour répondre.

Ai-je besoin d'un système téléphonique séparé pour ouvrir un restaurant ? Un système de caisse gère les paiements. Un outil de réservation gère le client qui réserve en ligne. Ni l'un ni l'autre ne décroche le téléphone, et beaucoup de clients appellent quand même, surtout pour les réservations de groupe. Bonnie, elle, décroche, à chaque fois, dès le premier jour, et enregistre directement la réservation dans votre système.

Quel budget prévoir pour ouvrir un restaurant ? Cela varie beaucoup selon la taille, l'emplacement, le concept. La plupart des restaurants indépendants dépassent largement les six chiffres avant le soir de l'ouverture, une fois additionnés le bail, l'équipement, les permis, la campagne marketing pour faire venir les gens. Sous-estimez ce chiffre et vous êtes déjà en retard avant même le début du service.

Vous ouvrez un restaurant ? Couvrez le téléphone avant le premier soir

Configurez Bonnie en moins de 30 minutes et connectez-la à Formitable, Zenchef ou TheFork avant le premier appel d'un client. Fini de découvrir des réservations manquées deux jours plus tard, en parcourant un journal d'appels au lieu de gérer la salle. Essayez Bonnie gratuitement pendant 7 jours, sans carte bancaire.