BONNIE IS NU BESCHIKBAAR OP WHATSAPP
Het openen van een restaurant verloopt in een vrij vaste volgorde, of je je daar nu bewust van bent of niet: concept, financiering, papierwerk en vervolgens alle praktische zaken. De meeste handleidingen voor het openen van een restaurant behandelen die volgorde uitvoerig, maar houden dan op net vóór het onderdeel dat, zodra de deuren open zijn, het meest in het oog springt: de telefoon.
Wat minder aandacht krijgt, is welk onderdeel van de bedrijfsvoering als eerste onder druk komt te staan wanneer het druk wordt. Dat is zelden de keuken. Meestal is het de telefoon. De slimste aanpak begint met het voorkomen van onderbrekingen in de dienstverlening, met name door telefoontjes tijdens piekuren. Bonnie's AI-telefoonassistent verzorgt gastcommunicatie 24/7, waardoor je restaurant-techstack ononderbroken service ondersteunt in plaats van meer chaos te creëren.
De juiste volgorde van handelingen bij het openen van een restaurant
Het openen van een restaurant verloopt in heel Europa ongeveer op dezelfde manier; alleen de administratieve rompslomp verschilt per land. Het concept komt op de eerste plaats. Daarna volgt de financiering, want zonder die gaat er niets van de grond. Vergunningen duren langer dan iedereen verwacht, dus daar moet ook vroeg mee worden begonnen. Locatie, apparatuur, personeel, de daadwerkelijke opening: ergens in dat proces wordt de volgorde minder strak en gaat het meer om wat er op welk moment daadwerkelijk klaar is.
| Fase | Wat er onder valt |
|---|---|
| Concept en menu | Keuken, bedieningsstijl, waarin onderscheidt jullie je van de zaak hiernaast? |
| Bedrijfsplan en financiering | Leningen, investeerders, break-even-cijfers, kasreserve |
| Vergunningen en registratie | Bedrijfsregistratie, belastingnummer, voedselveiligheid, drankvergunning indien nodig |
| Locatie | Bezoekersaantallen, huurvoorwaarden, of de keuken daadwerkelijk geschikt is voor uw menu |
| Apparatuur, indeling en technologie | Keukengerei, kassa, online reserveringen, de telefoon |
| Personeelsbezetting | Bediening en keuken, opleiding, wie heeft de leiding op de werkvloer |
| Lancering | Proefopening, lokale bekendheid, de eerste maand met boekingen |
1. Het concept en het menu moeten vaststaan voordat er over iets anders wordt beslist
Je concept bepaalt vrijwel alles wat daarna komt. De lijst met benodigdheden. Het personeel dat je nodig hebt. Welke wijken überhaupt in aanmerking komen. Een Thais restaurant dat in Rotterdam opent, heeft zijn eigen soort keuken nodig, zijn eigen opleiding, waarschijnlijk een heel andere straat dan de Napolitaanse pizzeria twee deuren verderop, ook al strijden ze allebei om hetzelfde lunchpubliek om één uur.
Houd het concept vaag en elke latere beslissing wordt moeilijker te verdedigen – tegenover investeerders, tegenover verhuurders en tegenover jezelf in de derde maand, wanneer het menu nog steeds niet zo goed verkoopt als je had verwacht.
2. Financiering en het bedrijfsplan dat je daadwerkelijk nodig hebt
Financiering is meestal de factor die bepaalt of het openen van een restaurant een plan op papier blijft of uitmondt in een daadwerkelijk huurcontract. Een businessplan is niet zozeer belangrijk omwille van het document zelf, maar omdat het je dwingt om cijfers op papier te zetten waar je anders alleen maar naar zou gissen: huur, personeelskosten, het percentage van de voedselkosten, het punt waarop de inkomsten gelijk zijn aan je uitgaven. Kredietverstrekkers willen het zien, maar de belangrijkste reden om het goed te doen is dat het voorkomt dat je met slechts zes weken aan liquide middelen van start gaat en hoopt dat de rest wel goed komt.
De financiering komt meestal uit verschillende bronnen: persoonlijke spaargelden, een banklening, soms een regionale regeling voor kleine bedrijven, en af en toe een investeerder die bereid is op het concept in te zetten. Geen van deze bronnen komt sneller beschikbaar omdat je het plan hebt overgeslagen. Ze komen beschikbaar omdat het plan antwoord geeft op de vragen die een kredietverstrekker stelt nog voordat je klaar bent met het uitleggen van het concept.
3. Vergunningen, registratie en de juridische basis
Elk land heeft zijn eigen lijst. Bedrijfsregistratie, een belastingnummer, goedkeuring voor voedselveiligheid van de lokale instantie die daarvoor verantwoordelijk is. Voeg daar een drankvergunning aan toe als je alcohol schenkt, en afhankelijk van waar je bent, soms ook een vergunning voor terrasplaatsen of uithangborden. De categorieën komen steeds terug, ook al is de papierwinkel anders. Dit gaat allemaal niet snel. Goedkeuringen kunnen weken, soms maanden duren, en het proces verloopt niet sneller alleen omdat je openingsdatum al vaststaat in je hoofd.
Begin hiermee in dezelfde week waarin je het huurcontract ondertekent, en niet pas nadat de inrichtingswerkzaamheden zijn begonnen. Restaurants die de registratie uitstellen totdat de keuken klaar is, zijn meestal degenen die hun opening met een maand moeten uitstellen, wat ze niet hadden gepland.
4. Locatie: de beslissing waar de meeste eigenaren de plank bij mis slaan
De locatie is het punt waarop het openen van een restaurant niet langer theoretisch is, want een huurovereenkomst is een concreet, bindend contract voor een echt pand. Een goede locatie sluit tegelijkertijd aan bij je concept en je budget, maar de meeste eigenaren richten zich slechts op één van die twee aspecten. Veel voetgangersverkeer betekent hogere huurkosten, maar het betekent ook dat je minder geld aan marketing hoeft uit te geven om mensen ervan te overtuigen dat je bestaat. Een rustigere zijstraat kan werken, maar alleen als je al een reden hebt gecreëerd waarom mensen specifiek naar jou op zoek gaan, want niemand loopt toevallig langs en ontdekt je zomaar.
Controleer de voor de hand liggende zaken: parkeergelegenheid, zichtbaarheid, wie er nog meer op straat is, en of de huurvoorwaarden ruimte bieden voor uitbreiding. Controleer ook de minder voor de hand liggende zaken, zoals of de elektriciteit en ventilatie van het gebouw daadwerkelijk geschikt zijn voor een professionele keuken, want het achteraf aanpassen daarvan na ondertekening van het contract is zo duur dat dit zelden in de oorspronkelijke begroting is meegenomen.
5. Apparatuur, indeling en de tech stack: zaken die niemand vroeg genoeg plant
Keukenapparatuur wordt afgestemd op het menu, en de meeste eigenaren hebben dat goed voor elkaar. Wat vaak over het hoofd wordt gezien, is alles wat er gebeurt voordat een gast überhaupt aan tafel gaat zitten: het reserveringssysteem, de kassa en de telefoon.
Een kassasysteem regelt de betaling zodra iemand aan tafel zit. Een online reserveringstool zoals Formitable of Zenchef regelt de gast die om 21.00 uur via zijn telefoon reserveert terwijl hij door Instagram scrolt. Geen van beide biedt een oplossing voor de gast die zomaar belt, en dat is nog steeds de manier waarop een groot deel van de reserveringen en vragen binnenkomt, vooral van oudere gasten, groepsreserveringen en iedereen met een vraag die niet in een reserveringsformulier past.
Ron Blaauw, chef-kok en eigenaar van Ron Gastrobar, maakt gebruik van Bonnie om precies die leemte op te vullen. Hij zegt dat het systeem telefoontjes professioneel afhandelt en zijn team een flinke last van de schouders heeft gehaald, waardoor ze zich nu op de gasten kunnen concentreren in plaats van op de telefoon. Bij The Seafood Bar in Amsterdam heeft Bonnie 1.813 reserveringen afgehandeld, de kosten voor klantenservice met 40 procent verlaagd en het team 37 uur per maand bespaard, met een tevredenheidsscore van 85 procent onder bellers gedurende die periode. Dat is geen enthousiasme van de openingsweek. Dat is een doorlopend totaal van een restaurant dat al een tijdje in bedrijf is.
Bonnie vervangt je kassasysteem niet en neemt ook niet de taak over van een gastheer of -vrouw die walk-ins naar een tafel begeleidt. Het beantwoordt telefoontjes die anders gemist zouden worden, boekt de reservering direct in Formitable, Zenchef, TheFork of Guestplan, en doet dat in meer dan 20 talen. De installatie duurt minder dan 30 minuten, wat betekent dat het al in gebruik kan zijn voordat je eerste gast binnenkomt, in plaats van drie weken later, wanneer je de belangrijkste telefoontjes al hebt gemist.
| Abonnement | Maandprijs | Beste voor |
|---|---|---|
| Starter | €135/maand | Kleine restaurants en cafés die met een klein team van start gaan |
| Business | €215/maand | Restaurants die vanaf dag één een reserveringsplatform koppelen |
| Pro | €420/maand | Locaties met veel telefoontjes, meerdere personeelsdiensten |
Jaarlijkse facturering levert 10% korting op elk abonnement op. Elk abonnement begint met 7 dagen gratis, volledige toegang, geen kaart nodig om het te proberen.
6. Personeelsbezetting en de week voor de opening
Het samenstellen van het personeelsbestand is het onderdeel van het openen van een restaurant dat je het moeilijkst kunt overhaasten, want een geweldig concept met een onvoldoende opgeleid team komt bij gasten over als een slecht restaurant, punt uit. Leg de rollen duidelijk vast voordat je ook maar één vacature plaatst: wie leidt de bediening, wie staat aan de pass, wie sluit de kassa af. Train de servicenormen en veiligheid samen, niet als twee afzonderlijke sessies met een maand tussenruimte; het personeel onthoudt het beter als het gekoppeld is aan de daadwerkelijke dienst die ze gaan draaien.
De week voor de opening is ook het moment waarop de meeste eigenaren beseffen dat er nog niemand is aangewezen om de telefoon op te nemen als het in de zaal een gekkenhuis is en de keuken het nauwelijks bij kan houden. Dat is meestal dezelfde week waarin de vermelding op Google online gaat en de telefoontjes binnenstromen.
7. Hoe de eerste week eruitziet als de telefoon eenmaal is verzekerd
Wes Schreutelkamp, eigenaar van Feast Family, is overgestapt op Bonnie en zegt dat dit de respons op telefoontjes heeft opgetrokken tot 100 procent, zowel tijdens drukke momenten als buiten de openingstijden, waarbij de conversie hoog blijft en groepsaanvragen worden vastgelegd in plaats van verloren te gaan. Dat is het scenario voor de openingsweek waarvan de meeste checklists ervan uitgaan dat het vanzelf verloopt. Maar dat is niet het geval, niet zonder iets dat de kloof overbrugt tussen een volle eetzaal en een telefoon die nog steeds rinkelt.
8. Je opening promoten zonder het team dat je net hebt aangenomen te overbelasten
Bij een soft opening test je je systemen op een kleiner, minder veeleisend publiek. Het voelt alsof je het moment waar je zo naar hebt toegewerkt, uitstelt. Doe het toch maar. De lokale pers, zichtbaarheid op Google en de beoordelingsplatforms die gasten daadwerkelijk bekijken, een paar naburige bedrijven die bereid zijn je te noemen: dat kost allemaal niets, behalve de gesprekken zelf.
Wat de boekingen in de eerste maand daadwerkelijk stimuleert, is eenvoudiger dan in de meeste marketingplannen wordt toegegeven. Iemand heeft over je gehoord. Die persoon heeft je opgezocht. Vervolgens heeft hij of zij ofwel online geboekt, ofwel de telefoon gepakt, en als dat telefoontje op de voicemail terechtkomt, is alles wat je hebt uitgegeven om zijn of haar aandacht te trekken zojuist verspild aan een beltoon die niemand heeft beantwoord.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het eigenlijk om een restaurant te openen, vanaf het sluiten van het huurcontract tot de opening? Meestal drie tot zes maanden, gerekend vanaf de dag dat je het huurcontract ondertekent tot de avond van de opening. Vergunningen en de inrichting zorgen ervoor dat het langer duurt. Je plan kan nog zo waterdicht zijn, het gaat toch niet sneller dan het papierwerk toelaat.
Wat is de grootste fout die beginnende restauranteigenaren maken bij het openen van een restaurant? Het onderschatten van de cash runway, dat is een klassieker. Vlak daarna komt het idee dat communicatie wel vanzelf goed komt. Mensen plannen de keuken tot op de laatste pan, maar denken pas aan de telefoon als die al overgaat en er niemand vrij is om op te nemen.
Heb ik een apart telefoonsysteem nodig als ik een restaurant open? Een kassasysteem verwerkt betalingen. Een boekingssysteem regelt de gasten die online reserveren. Geen van beide neemt de telefoon op, en toch bellen veel gasten nog steeds, vooral bij groepsreserveringen. Bonnie neemt de telefoon wel op, elke keer weer, vanaf de eerste dag, en boekt de reservering direct in je reserveringssysteem.
Hoeveel moet ik begroten voor het openen van een restaurant? Dat hangt sterk af van de omvang, de locatie en het concept. Bij de meeste onafhankelijke restaurants zit je al ruim in de zes cijfers vóór de openingsavond, als je de huur, de apparatuur, de vergunningen en de marketingcampagne om klanten binnen te halen bij elkaar optelt. Als je dat bedrag onderschat, loop je al achter nog voordat de bediening zelfs maar van start is gegaan.
Ga je een restaurant openen? Zorg dan dat je de telefoon al voor de eerste avond geregeld hebt
Zet Bonnie binnen 30 minuten op en koppel het aan Formitable, Zenchef of TheFork nog voordat je eerste gast belt. Je hoeft niet meer twee dagen later te ontdekken dat je reserveringen hebt gemist, of door een gesprekslogboek te bladeren in plaats van de zaal te runnen. Probeer Bonnie 7 dagen gratis uit, zonder dat je een creditcard nodig hebt.
